ClockingIT — контроль командной работы
описание системы управления проектами
Cейчас можно наблюдать тот факт, что задачи, которые каждый ставит перед собой, могут невольно быть недооценены. По мнению сотрудника, это может быть вызвано только одним — нехваткой времени. «Я не успел еще закончить работу над предыдущим делом, как на меня навалили еще несколько заданий». Проблема же кроется не в нехватке восьмичасового рабочего дня, а в организации труда самого сотрудника. Прежде всего — в понимании четких целей, которые нужно достичь внутри каждой задачи, приоритетов решения поступающих заданий и своих возможностей по реализации конкретных дел. Однако руководителя мало волнует, каким образом, какими усилиями и средствами достигается решение тех или иных постановок. Начальнику требуется исполнение оговоренных с заказчиком работ сроков, что напрямую зависит от результативности команды. Настроить контакт между сотрудниками и начальником, сделать контроль и руководство проектом удобным, реагирующим на внешние и внутренние факторы, научить членов команды работать четко в своей области и выполнять задачи в срок пытается система управления проектами Clocking IT.
Как достичь цели?
Менеджер «выбил» серьезный заказ крупной компании на изготовление веб-сайта, это большая удача в нынешних условиях, и главная задача, возлагаемая на руководителя отдела информационных технологий, — не ударить в грязь лицом перед директорами заказчика, демонстрируя конечный продукт разработки. Что нужно для того, чтобы вынести такой груз ответственности и уложиться в срок? Организация. Организация целей, требований и ресурсов. Начнем с целей. То есть сформируем текущие проекты, обозначим, что именно нужно достичь и какие требования предъявляются к исполнению. Кроме того, неплохо бы описать предстоящий процесс выполнения намеченных планов, а именно поэтапно расписать, что нужно сделать. Причем моментально ничего не делается: для того чтобы верстальщик приступил к работе, надо дождаться работ дизайнеров и согласования макетов заказчиком. Все задачи сами собой не решатся — нужно назначить ответственных за их выполнение (это трудовые ресурсы), да и к тому же оповестить об их обязанностях. С течением реализации проекта каким-то образом нужно контролировать процесс, чтобы не упустить сроки.
С точки зрения исполнителя тоже не все так просто. Дизайнер не обязан разбираться в тонкостях программирования системы авторизации для CMS — в рамках данного проекта у него есть своя задача, которую он должен получить от постановщика. Также нужно знать сроки исполнения и прочие требования к конечному результату, а еще ошибки, появившиеся в процессе исполнения задания.
А теперь представим, что у каждого сотрудника есть несколько таких проектов, каждый играет в них определенную роль, за каждым нужно следить, везде есть сроки и никто не хочет подвести своего коллегу, не выполнив свою часть работы. Попробуем работать командой. Протестируем Clocking IT — систему, обещающую решить все вышеописанные задачи.
С чего начать?
Начать нужно с регистрации организации, в которой пользователи системы работают. Это можно рассматривать как юридическое лицо, команду или просто коллектив единомышленников. Регистрация, по сути, заключается лишь в указании названия аккаунта для компании. Доступ к нему осуществляется посредством обращения на сервер по адресу <название>.clockingit.com. Далее компанию можно наполнять сотрудниками, которые могут авторизироваться в системе и работать параллельно. Настройки профилей компании и сотрудников достаточны для идентификации — название/ФИО аватара.
Добавляем проект
Специальный раздел Projects позволяет управлять текущими проектами. Перейти к созданию нового проекта можно одним переходом по ссылке. Это везде доступно. Среди параметров проекта только необходимое — название, клиент, описание проекта. С первым и последним все ясно. Вторая характеристика — элемент справочника контрагентов, с которыми работает компания. В последующем это упрощает группировку.
Созданный проект попадает в общий список, где показываются участники, срок выполнения, текущий этап реализации.
Добавляем задачи
Задачи — составляющие проекта. Их добавление также просто вызвать, ссылка New task доступна отовсюду. Каждая задача должна иметь наименование, описание, приоритет и сроки. Все это возможно обозначить. Кроме того, есть множество дополнительных атрибутов, которые могут значительно разнообразить работу. Например, тип задачи. Их всего четыре. Назначение обычной задачи (task) понятно — сделать какое-либо действие. Выше уже говорилось о том, что нужно реагировать в процессе работы на различные обстоятельства. Допустим, что-то не устраивает тестеров, руководителя или заказчиков в выполненном этапе — эта проблема решается включением задачи исправления ошибок (bug). Реализация каких-то новых идей, появившихся в процессе разработки, возможна с помощью задачи feature. А если следует улучшить какую-то часть проекта — тип improvement.
 |
Настройка временных характеристик также должна удовлетворить потребности уточнения деталей. Можно задавать конкретную дату выполнения задач или срок выполнения. Причем можно присовокупить «мотиватор» — атрибут «срочность». Для особо забывчивых можно настроить напоминание, высылаемое на электронную почту.
Список задач формируется с учетом фильтрации, которая даже излишне изобилует возможностями настройки. В обзоре выведена вся необходимая информация. Одна проблема — удобство пользования требует доработки. Отметки оставшегося времени, сообщения о просрочки слишком малы для того, чтобы на них бросалось внимание. К плюсам же можно отнести удобство навигации, так как запись о задаче несет в себе инструменты работы с ней. Например, todo-лист. О нем подробнее. Это лист подзадач, намного более мелких, чем сама задача, или их можно назвать задачами подготовки. Возможно, это то, что нужно сделать для того, чтобы приступить к задаче, или что-то, что нужно обязательно не забыть.
Общий обзор
Центр управления системы. Здесь можно видеть все проекты и задачи, все последние действия пользователей-коллег, собственную загруженность. Каждый пользователь может настроить себе свой интерфейс работы. Среди возможностей: выбор места, создание собственных отчетов. Свой отчет подразумевает выбор какой-либо информации (клиенты, проекты, задачи, пользователи), ее фильтрация и объединение. Кроме того, конечно же, существует и простой отбор информации. В соответствующих разделах можно рассмотреть открытые/текущие/выполненные/все задачи.
 |
Отчеты
В системе ведется глобальный лог всех изменений, которые вносят пользователи. Данный журнал доступен каждому и вызывает интерес только для того, чтобы вовремя можно было бы решить различные коллизии, связанные с параллельной работой над объектами системы. Например, при изменении сроков какого-либо проекта, что является чрезвычайно важным аспектом работы команды. Использование лога можно упростить посредством отчетов о работе. Так как в системе отражается выполнение какой-либо задачи, то, например, начальник может увидеть процесс ее исполнения в данном отчете.
Планирование
После заполнения проектов, задач, назначения сотрудников требуется спланировать работу над проектом в целом. Одним из инструментов следить за временем, расписывать этапы выполнения является календарь. В Clocking IT календарь содержит в себе информацию о каждой задаче, всегда видно, в какой день какое-либо дело должно быть сделано. Однако календарь не является удобным средством для планирования. Наиболее наглядно процесс работы можно увидеть на диаграмме Гантта. Диаграмма Гантта представляет собой отрезки (графические плашки), размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельной задаче или подзадаче. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. Учитывается зависимость между задачами. Чем примечательна работа с данной диаграммой в Clocking IT — это работой в режиме Drag&Drop. Очень полезный инструмент.
 |
Дополнительные возможности
Раз используется многопользовательский интерфейс, то и должны быть средства для коммуникации пользователей. Здесь присутствуют форум, чат и система обмена сообщениями. Не обязательно использовать все инструменты сразу — их состав настраивается. Кроме того, есть возможность создания собственной базы знаний по принципу wiki — больше подходящее для особо крупных организаций, где личное общение сотрудников затруднено или разрабатываемые проекты массивны.
Резюме
Система — очень и очень полезная для тех, кто ценит пунктуальность и организацию. Она может похвастаться своей универсальностью и пригодностью использования во многих областях. По интерфейсу практически никаких замечаний сделать нельзя. Сейчас проект находится в режиме тестирования, и, конечно же, есть недочеты в функционировании. Из них можно отметить неполную оптимизацию для всех распространенных браузеров — работу в Google.Chrome можно оценить как «неудовлетворительно». А в IE проблемы с кешированием. Но будем надеяться, что к выпуску версии 1.0 (текущая 0.99.3) все эти проблемы будут решены.
Ссылки по теме
